Seperti yang telah kita ketahui semua, bahwa semua satuan kerja yang memperolah dana yang berasal dari Anggaran Pendapatan dan Belanha Negara (APBN) yang dapat dicairkan melalui adanya Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) satuan kerja diwajibkan untuk melakukan rekonsiliasi berkala dengan KPPN selaku Kuasa BUN Daerah. Dengan adanya Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) proses rekonsiliasi yang selama ini telah dilakukan satuan kerja mengalami sedikit perubahan, dan hal tersebut mungkin akan menyebabkan sedikit kebingungan di lingkungan satuan kerja, untuk itu mari kita bersama-sama mengupas proses rekonsiliasi yang terjadi di era SPAN ini dengan berpedoman pada surat Direktur Akuntansi dan Pelaporan Keuangan nomor S-2530/PB/2015.

Proses rekonsiliasi itu sendiri adalah pencocokan data yang dilakukan dengan cara mengirimkan Arsip Data Komputer (ADK) rekonsiliasi,  yang dihasilkan dari penginputan pada Aplikasi SAIBA. ADK tersebut dikirimkan ke KPPN untuk kemudian diupload ke server SPAN untuk keperluan pencocokan data seperti tersebut di atas. Output dari proses rekonsiliasi ini adalah Hasil Rekonsiliasi cetakan dari Aplikasi SPAN, Berita Acara Rekonsiliasi (BAR) dan Laporan Hasil Rekonsiliasi (LHR). BAR dan LHR dicetak dengan format sebagaimana terlampir pada surat S-2530/PB/2015 tersebut, sementara untuk Hasil Rekonsilasi dari SPAN akan dikirimkan via email. Hasil Rekonsiliasi tersebut memuat 7 poin rekonsiliasi yaitu : Pagu Belanja, Estimasi Pendapatan, Belanja, Pengembalian Belanja, Pendapatan, Pengembalian Pendapatan, dan Mutasi Uang Persediaan. Angka yang tertera pada hasil rekonsiliasi adalah angka pada bulan dilakukannya rekonsiliasi, bukan angka realisasi dari bulan januari hingga akhir bulan rekonsiliasi sebagaimana angka pada hasil rekonsilasi menggunakan aplikasi existing. Apabila semua poin telah sama, atau apabila terdapat perbedaan yang dapat dijelaskan penyebabnya maka BAR dan LHR dapat diterbitkan dengan ditandatangani Kepala Seksi Vera dan KI dengan Pejabat Penanggungjawab Rekonsiliasi Satuan Kerja.

Kemudian, apabila terdapat perbedaan pada hasil rekonsiliasi yang diterima satuan kerja via email, bagaimana cara perbaikannya? Permasalahan tersebut sering kali muncul dan ditanyakan pada Customer Service Officer KPPN dan membut proses rekonsiliasi tidak dapat dilaksankan secara cepat, apalagi apabila lokasi kantor satuan kerja cukup jauh dari lokasi kantor KPPN karena operator SAIBA satuan kerja akan bolak-balik hanya untuk berkonsultasi. Untuk mengatasi permasalahan tersebut ada beberapa hal yang dapat diperhatikan dalam membaca hasil rekonsilasi dari aplikasi SPAN, antara lain

  1. Hal pertama yang harus dilakukan apabila menemukan hasil rekonsilasi yang berbeda adalah melihat perbedaan tersebut pada pos apa, dan dikaitkan dengan dokumen sumber dari pos tersebut, untuk Pos Pagu Belanja dan Estimasi Pendapatan dokumen sumbernya adalah DIPA dan Revisi DIPA, Belanja Dokumen Sumbernya SPM dan SP2D, Pengembalian Belanja dan Pendapatan Dokumen Sumbernya dapat berupa SPM dan SP2D apabila berasal dari potongan SPM, atau surat setoran apabila sumbernya setoran ke kas negara, Pengembalian Pendapatan dokumen sumbernya SPM PP, dan Mutasi Uang Persediaan dokumen sumbernya SPM dan SP2D UP, TUP, TUP NIHIL, dan GUP NIHIL. Sehingga saat menemukan perbedaan, harus dicocokkan dahulu dengan pertinggal dari dokumen sumber sebagaimana tersebut di atas dan diidentifikasi apakah kesalahan data ada pada satuan kerja (Data GL SAI) atau pada aplikasi SPAN (Data GL SPAN).
  2. Apabila kesalahan terdapat pada GL SAI, maka satuan kerja dapat segera memperbaiki kesalahan tersebut dan memperbaikinya pada aplikasi SAIBA, setelah dilakukan perbaikan, satuan kerja dapat melakukan posting pada bulan terjadinya perbaikan, dan melakuakn kirim ulang ADK ke KPPN, proses posting adalah proses yang wajib dilakukan karena apabila proses ini tidak dilakukan, maka transaksi perbaikan tidak akan terbaca oleh aplikasi, sehingga satuan kerja dapat memberikan perhatian ekstra agar tidak lupa melakukan proses posting ini;
  3. Apabila kesalahan terdapat pada GL SPAN, satuan kerja dapat segera melakukan konfirmasi ke KPPN yang dapat dilakukan via email, Telepon, atau melalui CSO KPPN. Perbedaan yang sering muncul antara lain :
    1. Pada Pos Pagu Belanja, hal ini dapat diabaikan bila memang terdapat revisi POK yang dilakukan satuan kerja pada bulan dilakukannya rekonsiliasi, sehingga saat ada selisih pada Pagu Belanja dan terlihat bahwa hal tersebut disebabkan karena adanya revisi POK, satuan kerja dapat segera mengkonfirmasikan hal tersebut ke KPPN
    2. Pada Pos Belanja, hal ini biasanya disebabkan karena adanya perbaikan SPM dan SP2D yang belum dilaporkan ke KPPN, apabila satuan kerja menemukan kesalahan pada SPM yang telah disampaikan, telah menggantinya pada aplikasi SAS tetapi belum melaporkannya ke KPPN maka hal tersebut dapat menyebabkan selisih GL SAI dengan SPAN, yang harus dilakukan adalah segera mengajukan permohonan perbaikan SPM ke KPPN, apabila perbaikan dapat dilakukan maka satuan kerja tidak perlu melakukan apapun pada data transaksinya di SAIBA, apabila pihak KPPN telah melakukan cutoff transaksi maka satuan kerja tetap menggunakan data lama (Data SPAN) tetapi tetap mengajukan permohonan perbaikan transaksi untuk kemudian melakukan input SPM sesuai permohonan transaksi untuk rekonsiliasi bulan berikutnya.
    3. Pada Pos Pendapatan, perbedaan di pos ini dapat disebabkan banyak hal, dan harus diidentifikasi menggunakan dokumen sumber, sehingga apabila muncul data yang berbeda di GL SPAN dan berbeda dengan dokumen sumber satuan kerja, pada saat pengiriman ADK perbaikan, satuan kerja dapat melampirkan scan dokumen sumber tersebut sehingga KPPN dapat melakukan konfirmasi atas perbedaan tersebut.

Disebutkan pula bahwa rekonsiliasi sampai dengan diterbitkannya Berita Acara Rekonsiliasi (BAR) paling lambat wajib dilaksanakan sebelum tanggal 10 bulan berikutnya setelah bulan pelaporan (apabila tanggal 10 merupakan hari libur maka batas penyampaiannya adalah hari kerja sebelumnya), yang artinya rekonsiliasi Bulan Maret wajib dilaksanakan paling lambat tanggal 10 April, dan begitu pula selanjutnya, hal yang sama juga berlaku untuk penyampaian Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Bendahara yang juga wajib disampaikan  tanggal 10 bulan berikutnya. Untuk keperluan rekonsiliasi satuan kerja juga diwajibkan menyampaikan laporan keuangan secara bulanan dengan yang terdiri dari :

  1. BAR, LHR (Output proses rekonsiliasi), dan Register Kirim ADK beserta ADKnya;
  2. Neraca (SAIBA dan SIMAK);
  3. Neraca Percobaan;
  4. Laporan Realisasi Anggaran (LRA) Belanja;
  5. LRA Pengembalian Belanja;
  6. LRA Pendapatan;
  7. LRA Pengembalian Pendapatan;
  8. Laporan Operasional (Dilampirkan saat aplikasi sudah bisa mencetaknya);
  9. Laporan Perubahan Ekuitas (Dilampirkan saat aplikasi sudah bisa mencetaknya);
  10. CaLK (Untuk Laporan Semester dan Tahunan);
  11. LPJ Bendahara.

Dengan disampaikannya ke 11 laporan sebagaimana di atas, maka kewajiban rekonsiliasi satuan kerja telah berakhir, dan satuan kerja dapat melakukan review atas transaksi yang telah terjadi untuk mengidentifikasi kemungkinan adanya kesalahan input atau apapun atas transaksi yang telah diajukan, sehingga proses pertanggungjawaban anggaran dapat berjalan secara sempurna.