Secara umum penolakan terhadap pendaftaran Supplier terdiri atas :

  1. Perbedaan Nama rekening/nama Pemilik dengan nama rekening pada SPAN
  2. Informasi yang sudah terdaftar pada SPAN (diabaikan dan tagihan/kontrak dapat diproses)
  3. Terdapat status dalam proses untuk rekening/supplier yang sama
  4. Penolakan karena terisinya kode IBAN dan SWIFT untuk bank dalam negeri
  5. Type supplier salah
  6. Alamat1 Kosong
  7. ADK sudah tidak asli, dst.

 

Pendafataran supplier mengacu pada PER-58/PB/2013 yang mengatur tentang supplier dan kontrak, dimana terdapat elemen-element yang pokok (mandatory) yang harus terinput dengan benar, sehingga apabila tidak sesuai akan tertolak oleh sistem SPAN.

Yang perlu diperhatikan adalah untuk pendaftaran supplier tipe 3 dan 6, nama pegawai/penerima, NIP dan NPWP pegawa/penerimai, tidak dilakukan validasi sehingga apabila nama dan nomor rekeking sama, tidak ditemukan perbedaan, akan tetapi perbedaan tersebut akan muncul saat validasi tagihan/PMRT.

Berikut contoh penolakan Supplier yang terjadi pada KPPN beserta solusinya.

 

NO URAIAN PERMASALAHAN INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSI PENYELESAIAN
1

Nama   Pemilik     Rekening (PT.  PLN (PERSERO) AREA LENTENG AGUNG) dan (PT PLN (PERSERO)) harus   sama.

Atau

Nama   Pemilik Rekening (PT.TELEKOMUNIKASI INDONESIA TBK) dan (PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA, TBK) harus sama.

Terdapat perbedaan nama rekening pada SPM dan SPAN (posisi sebelah kanan, adalah data SPAN)

Satker membuat surat perubahan   supplier     sesuai PER-58/PB/2013.

apabila data yang benar data SPAN, maka satker harus menyamakan

2 Terdapat data   dengan status dalam proses, yang   memiliki informasi yang sama Terdapat   supplier     atau rekening   dalam   Proses yang belum disetujui oleh otorisator/Kasi PD Selesaikan dulu pendaftaran supplier   yang     sebelumnya sampai   disetujui     kasi   PD, apabila pendaftaran   ada di KPPN lain, agar dilaporkan ke TP, atau konfirmasi ke KPPN ybs supaya dibatalkan
3 Informasi rekening sudah terdaftar Supplier yang didaftarkan memiliki   rekening yang sudah terdaftar di SPAN dan KPPN ybs Penolakan diabaikan, lanjutkan untuk proses upload tagihan/kontrak
4 Kode KPP (NPWP digit 10-12) tidak ditemukan dalam referensi Salah input kode KPP Satker memperbaiki SPM/kontraknya, sesuaikan kode KPP dengan NPWPnya
5 Alamat1 kosong Penolakan ini ditemukan pada supplier tipe 6 dan 3 Perbaiki pada SPM terlampirnya dengan menginput alamat pada field, alamat penerima dan maksimal 50 karakter
6 Alamat1   maksimal   terdiri   dari  50 karakter Kasus sama dengan poin 4,   tetapi alamat   input lebih dari 50 karakter Perbaiki pada SPM terlampirnya dengan menginput alamat pada field, alamat penerima dan maksimal 50 karakter
7 Data/isian tidak valid Elemen-elemen mandatory (informasi header, lokasi dan   bank)   ada yang belum lengkap Input data pada header, lokasi dan bank dengan benar, termasuk data terlampir
8 Nomor Rekening kosong Biasanya untuk tipe supplier 1, 2, dan 3, nama rekening diisi   terlampir, sedangkan nomor rekening dikosongkan Perbaiki pada perekaman supplier, informasi bank, rekening diisi dengan nomor rekening/ terlampir (tipe 3, 6, 5)
9 Data Kosong/Data Tidak Lengkap Pada file BCSR tidak ada record/datanya, yang ada hanya informasi header tabel, penyebabnya supplier yg terdaftar dihapus, tetapi   telah dibuatkan kontrak/ SPMnya SPM atau data kontrak diubah/perbaiki, pilih ulang data suppliernya
10 Nama Cabang Bank kosong Pesan ini muncul pada pada tipe supplier 6 dan 3 karena        pada daftar terlampir, kode negara asal bank tidak diisi (harusnya “ID”) SPM diperbaiki dengan mengisikan kode “ID”
11 NIP tidak boleh terisi. Pada type supplier 6, NIP harus kosong Pada SPM terlampir, NIP dikosongkan
12 ADK sudah tidak asli Pada perekaman Supllier, satker menggunkan ASCII code, seperti tanda “ ` ”, @, dll, lihat di www.asciicode.com Perbaiki supplier (baik di header   maupun  terlampir).
13 IBAN Validation Failed Field kode IBAN/SWIFT terisi pada type 3 dan 6 Perbaiki SPM terlampir dengan kosongkan kode IBAN
dan SWIFT, hanya untuk bank LN
14 Duplikasi supplier site tidak diijinkan. Ada kesalahan validasi sistem SPAN Ajukan ulang SPM/kontrak tsb
15 Kode negara asal bank kosong Kasus seperti poin 10 Kasus seperti poin 10
16 Data Tidak Benar (harap update referensi bank pada aplikasi spm versi terakhir) Ada perubahan nama bank SPAN (biasanya Bank UOBI menjadi Bank
UOBI Indonesia)
Update referensi aplikasi SPM khusus bank SPAN
17 Terdaftar dobel entry dan tidak konsisten dalam   pendaftaran supplier atau Duplicate rekening number Ada duplikat nomor penerima yang digunakan pada satu SPM atau 2
SPM dalam satu file ADK
Perbaiki SPM terlampirnya atau pisahkan nomor SPM per ADK bila   penerimanya sama tapi dalam 2 SPM
18 Existed Type: 3 atau Existed Type: 6, Rekening Bank   yang anda daftarkan sudah ada dalam database, namun ditemukan beberapa informasi yang berbeda. Rekening penerima telah terdaftar pada type 2, 3, atau 6 Pendaftaran supplier sesuaikan dengan tipe supplier yang telah terdaftar, lihat file BCSR untuk melihat baris penerima, kemudian keluarkan dari SPM tsb, buat SPM tersendiri, jika tidak bisa, daftarkan dengan rekening baru
19 Salah tipe suplier, Nomor Rekening kosong Penerima pada supplier adalah satker, tetapi type supplier yang dipilih kodenya 6 Perbaiki perekaman suppliernya, pastikan untuk kode satker hanya untuk type 1 dan 3 dan nomor rekening tidak boleh kosong