Manajemen Pembayaran merupakan bagian ke-2 dari rangkaian Proses Bisnis SPAN.

 

MANAJEMEN PEMBAYARAN

1. Pengertian dan Konsep Dasar Cakupan Proses Manajemen Pembayaran:

  • Proses Pendaftaran Tagihan sampai dengan Pembayaran
  • Pembayaran Langsung
  • Pembayaran Uang Persediaan
  • Pembayaran yang berasal dari Pinjaman dan Hibah
  • Pembayaran Satuan Kerja PNBP
  • Proses Pengesahan Pendapatan dan Pengeluaran dengan menggunakan Modul Pembayaran.
  • Pengesahan BLU
  • Pengesahan Hibah Langsung

Konsep dasar manajemen pembayaran:

  • Integrasi sistem
  • Accrual dan penerapan payment term
  • Lesspaper
  • Otomatisasi Sistem Pengujian Tagihan
  • Perbaikan Pola Hubungan satuan kerja, KPPN dan Perbankan

2. Proses Bisnis Manajemen Pembayaran

Proses Bisnis Manajemen Pembayaran SPAN

a. Pendaftaran Resume Tagihan


Pengguna Aplikasi :

  • Front Office KPPN, Staff Seksi Pencairan Dana, untuk tagihan dengan mekanisme Langsung (LS), Uang Persediaan (UP), Satuan Kerja PNBP, Pengesahan BLU, Pengesahan Hibah Langsung, dan Reksus.
  • Front Office KPPN Khusus Jakarta VI, untuk tagihan dengan sumber dana Pinjaman dan Hibah.
  • Staff dan Pejabat Pembuat Komitmen, untuk tagihan dengan Bagian Anggaran 999 (Bendahara Umum Negara).

 

Proses Pendaftaran Resume Tagihan:
Proses Pendaftaran Resume Tagihan digunakan dalam SPAN sebagai perekaman tagihan pada database baik untuk keperluan pembayaran, penyaluran uang persediaan,pengesahan, maupun pembayaran yang bersumber dari pinjaman dan hibah.
Dalam proses ini selain sebagai perekaman tagihan, juga berfungsi sebagai perekaman jatuh tempo tagihan yang dihitung dengan menggunakan payment term. Payment term ditentukan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), yaitu pihak yang mengetahui secara pasti kapan pembayaran harus dilakukan. Payment term dihitung berdasarkan tanggal diterimanya Resume Tagihan sampai dengan pembayaran akan dilakukan menggunakan jumlah hari kerja.
Proses pertama Pendaftaran Resume Tagihan adalah melakukan perekaman data yang dapat dilakukan dengan beberapa cara :

Unggah
Proses unggah dilakukan oleh pengguna dengan meng-unggah data berupa file excel melalui menu upload di aplikasi yang berisi field-field yang diperlukan untuk perekaman Resume Tagihan.
Untuk keperluan data legacy (peralihan aplikasi saat ini dengan aplikasi SPAN), file ini akan dihasilkan oleh aplikasi konversi yang dibangun oleh Direktorat Sistem Perbendaharaan (DSP) sebagai pengembang aplikasi saat ini.
Saat menjalankan legacy system bersandingan dengan SPAN, Proses bisnis di satuan kerja (satker) tidak berubah. Satker hanya perlu mengirimkan data SPM-nya kepada KPPN sesuai peraturan yang berlaku. Hal ini juga berlaku untuk “Pengesahan”, baik di legacy system maupun full SPAN, yaitu mendaftarkan pengeluaran dan penerimaan satker kepada Bendahara Umum Negara (BUN) seperti misalnya pada BLU. Proses selain pengesahan maka akan menggunakan proses seperti gambar di atas.
Proses unggah Resume Tagihan ini akan melakukan pengecekan terhadap beberapa hal yang antara lain Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) atau Pejabat Pembuat Surat Permintaan Pembayaran (PPSPP), Pejabat Pembuat Surat Perintah Membayar (PPSPM), Data DIPA, Data Supplier (penerima pembayaran), Data Komitmen (kontrak-apabila ada), dan beberapa field lainnya.

Rekam Manual
Rekam manual digunakan hanya untuk staff PPK dari satker Bagian Anggaran 999 (BUN), seperti halnya DJPU dan DJA.
Unggah dari Portal
Untuk melakukan hal ini, satker akan melakukan akses ke Portal SPAN untuk melakukan upload data. Front Office KPPN akan menangkap data upload tersebut dan memprosesnya lebih lanjut.

Proses kedua adalah melakukan validasi terhadap masing-masing Resume Tagihan.

Proses validasi ini akan pencocokan dan menghitung ketersediaan dana DIPA serta mencocokan dan menghitung kontrak. Apabila proses validasi berhasil maka Resume Tagihan akan mendapatkan Nomor Tagihan yang berupa respon balik dari SPAN terhadap Pendaftaran Resume Tagihan ini.
Untuk legacy system dan pengesahan maka akan dilanjutkan dengan memulai persetujuan yang akan membawa informasi tagihan ke Midle Office staff pencairan dana untuk pengecekan tagihan.Untuk BA 999, maka validasi akan dilakukan oleh Staff PPK dan memulai persetujuan akan dilakukan oleh PPK untuk mengalirkan data kepada PPSPM.Dalam hal belanja menggunakan pinjaman dan hibah terutama Luar Negeri (PHLN), maka Front Office KPPN Khusus Jakarta VI, tidak melakukan validasi, hanya akan melakukan perekaman data untuk kemudian dicetak cover letter withdrawl application. Validasi akan dilakukan setelah mendapatkan NOD dari lender. Proses validasi terhadap tagihan akan menciptakan jurnal dasar Belanja pada Hutang dan Penerimaan.

b. Pendaftaran Surat Perintah Membayar

Pengguna Aplikasi:

  • Front Office KPPN , Staff Pencairan Dana
  • Front Office KPPN Khusus Jakarta VI
  • PPSPM, untuk BA 999.

Proses Pendaftaran Surat Perintah Membayar :
Telah dijelaskan pada proses pendaftaran Resume Tagihan, bahwa untuk legacy dan pengesahan, data SPM didaftarkan bersamaan dengan perekaman Resume Tagihan. Namun untuk tagihan normal akan melalui proses pendaftaran SPM. Pendaftaran SPM dilakukan sebelum tagihan jatuh tempo. Sehingga PPSPM mengirimkan data SPM harus senantiasa memperhatikan payment term yang telah dibentuk oleh PPK dalam pendaftaran Resume Tagihan

Contoh Manajemen Pembayaran SPAN

Proses Pendaftaran Surat Perintah Membayar (SPM) dilakukan dengan cara:


Unggah
Proses unggah dilakukan untuk memulai pengujian dan persetujuan di KPPN. Proses unggah ini akan mengupdate data tagihan yang telah didaftarkan melalui pendaftaran Resume Tagihan terutama di bagian SPM dan authorisasi SPM. Tagihan tidak akan dapat dibayarkan tanpa data-data SPM.

Persetujuan
Persetujuan disini hanya terkait dengan BA 999 dimana sebelumnya (proses pendaftaran Resume Tagihan) telah dilakukan validasi dan dimulai persetujuan oleh PPK. Persetujuan ini dilakukan oleh PPSPM. Dengan dilakukan persetujuan oleh PPSPM, maka data tagihan terkait telah menjadi SPM dan diteruskan ke KPPN untuk diuji dan dibayarkan.

Unggah di Portal
Satker akan melakukan akses ke Portal SPAN untuk melakukan upload data. Front Office KPPN akan menangkap data upload tersebut dan memprosesnya lebih lanjut. Setelah melakukan unggah data, maka Front Office staff pencairan dana, dalam proses normal akan melakukan mulai persetujuan untuk mengirimkan data ke Middle Office staff pencairan dana. Lain hal-nya dengan legacy dan Pengesahan yang mulai persetujuannya telah dilakukan sebelum tahap ini yang berarti data sudah terkirim ke Middle Office.

c. Persetujuan Pengujian Surat Perintah Membayar

Pengguna Aplikasi:

  • Middle Office, Staff Pencairan Dana
  • Kepala Seksi Pencairan Dana

Middle Office ataupun Kepala Seksi Pencairan Dana akan melihat daftar kerja yang berisikan tentang hal-hal yang harus dilakukan oleh Middle Office ataupun Kepala Seksi Pencairan Dana. Proses persetujuan pengujian SPM dilakukan berjenjang dari Middle Office ke Kepala Seksi Pencairan Dana. Middle Office berfungsi sebagai pengecekan layer kedua setelah Front Office. Pengecekan dilakukan semi manual karena beberapa hal memang harus dicek secara manual seperti uraian di tagihan terhadap akun yang dipakai, pengecekanlampiran apabila ada, dan sebagainya.
Middle Office akan melakukan tindakan terhadap tagihan yang telah diperiksanya untuk diteruskan ke Kepala Seksi Pencairan Dana atau ditolak oleh Middle office apabila tidak memenuhi pengujian untuk dibayarkan.
Kepala Seksi akan menerima data tagihan yang telah diuji oleh Middle Office untuk kemudian diperiksa dan disetujui atau ditolak. Apabila Kepala Seksi menyetujui tagihan maka dapat diterbitkan Surat Persetujuan Pembayaran Tagihan (SPPT).
Dari mulai diterimanya SPM di KPPN sampai dengan penerbitan SPPT ini akan dilakukan dalam waktu kurang dari atau sama dengan satu jam. Setiap satu jam, sistem aplikasi akan memeriksa proses dan mengirimkan hasilnya kepada satuan kerja melalui email. Status tagihan yang akan dikirimkan kepada satker adalah:

  • Status penolakan Resume Tagihan (dalam proses pendaftaran Resume Tagihan)
  • Status Persetujuan Resume Tagihan (dalam proses pendaftaran Resume Tagihan)
  • Status SPPT

d. Pengelompokan Tagihan Untuk Pembayaran

Pengguna Aplikasi:

Staff Seksi Bank Giro Pos
Melalui menu, Staff Seksi Bank Giro Pos akan melakukan permintaan terhadap database untuk menarik data tagihan yang akan dibayarkan sesuai dengan kondisi yang diberikan oleh pengguna. Kondisi ini antara lain tanggal jatuh tempo dan bank operasional.
Sistem akan memberikan daftar tagihan yang diminta, Staff Seksi Bank Giro Pos memeriksa hasil dari sistem dan apabila telah sesuai maka akan dikirimkan ke Kepala Seksi Bank Giro Pos.

e. Pembayaran terhadap Tagihan Pengguna Aplikasi:

Kepala Seksi Bank Giro Pos
Kepala Seksi Bank Giro Pos akan mendapatkan notifikasi melalui tabel tindakan dalam aplikasi terhadap permintaan pembayaran yang dikirimkan oleh staff-nya. Kepala Seksi Bank Giro Pos memeriksa dan dapat melakukan pembayaran terhadap permintaan pembayaran tersebut atau dapat menghentikan pembayaran tersebut.

f. Pengiriman Data Pembayaran ke Perbankan

Pengguna Aplikasi :

  • Sistem
  • Kepala Seksi Bank Giro Pos

Sistem akan terhubung langsung kepada beberapa perbankan sehingga pengiriman data pembayaran dapat dilakukan secara otomatis. Namun apabila pengiriman data otomatis ini gagal maka Kepala Seksi Bank Giro Pos dapat melakukan secara manual dengan Mengunduh file kirim untuk dikirimkan secara manual ke bank.
Untuk legacy system dan perbankan yang tidak memiliki hubungan langsung dengan SPAN akan dikirimkan manual daftar SP2D dan ADK-nya. Daftar SP2D dan ADK ini dihasilkan oleh sistem atas permintaan Kepala Seksi Bank Giro Pos.

 

Tags: