Proses Bisnis SPANPasca rollout SPAN, banyak satuan kerja yang mengeluh terkait seringnya terjadi penolakan oleh sistem SPAN dan lamanya notifikasi dari server SPAN baik dari email ataupun dari web online monitoring SPAN mengenai status SPM yang telah diajukan ke KPPN. Mengapa hal tersebut sampai terjadi? Berikut ini kami paparkan latar belakang, penyebabnya, serta solusinya.

Proses bisinis SPAN berbeda dengan sistem dimasa aplikasi SP2D existing. Dalam proses bisnis SPAN terdapat penambahan tahapan dalam penerbitan SP2D yakni, pendaftaran supplier dan pendaftaran kontrak. Sebelum SPAN tidak dikenal adanya pendaftaran Supplier, sedangkan pendaftaran kontrak sudah ada sebagai pencadangan pagu.

Selain penambahan proses pendaftaran supplier dan kontrak, selama masa transisi sebelum penggunaan aplikasi Sakti diperlukan fungsi konversi untuk menyesuaikan ADK yang dihasilkan oleh aplikasi SPM melalui aplikasi Konversi KPPN sebagai feeder aplikasi SPAN.

Data supplier dijadikan sebagai basis dalam pembuatan kontrak maupun SPP/SPM. Terdapat 7 (tujuh) tipe yaitu :

  1. Satker
  2. Penyedia Barang dan Jasa
  3. Pegawai
  4. BA 999 (selain penerusan pinjaman dan transfer)
  5. Transfer Daerah
  6. Penerusan Pinjaman
  7. lain-lain

Masing-masing supplier memiliki karakteristik data yang berbeda. Secara umum data supplier terdiri atas :

  • nama pihak penerima dana (Bendahara Pengeluaran/Pegawai, Penyedia Barang dan Jasa dll)
  • nama rekening penerima (nama yang tercantum pada buku tabungan atau rekening koran)
  • nomor rekening
  • nama bank
  • NPWP
  • alamat
  • kode pos
  • alamat email

Masing-masing tipe supplier memiliki data yang wajib diisi sebagai data unik disetiap tipe, sebagai contoh untuk tipe 3 (pegawai) wajib mengisi NIP sehingga pegawai yang berstatus honorer tidak dapat dimasukkan dalam daftar dalam tipe ini.

 

Eratnya hubungan antara data supplier dengan data kontrak dan SPM berkonsekuensi pada  penyesuaian pada supllier harus diikuti dengan penyesuaian data kontrak maupun SPM. Banyak dijumpai kasus dimana SPM tidak dapat diproses menjadi SP2D oleh sistem SPAN karena data supplier yang terdapat pada ADK SPM berbeda dengan data supplier pada data  kontrak yang terdaftar pada aplikasi SPAN.

Konsistensi adalah  kata kunci dalam kelancaran pemerosesan SPM menjadi SP2D. Konsistensi penggunaan data supplier pada SPM maupun data kontrak mutlak diperlukan. Untuk itu diharapkan satuan kerja tidak perlu merekam lagi atau mengubah data supplier yang sama dan sudah valid untuk setiap pengajuan SPM, cukup menggunakan data yang sudah tersimpan sebelumnya.

Proses pendaftaran supplier, kontrak, maupun pengunggahan SPM melewati beberapa tahapan dan pengujian. Selain bertugas meng-konversi ADK dari aplikasi SPM menjadi data yang compatible dengan SPM, petugas konversi (kovertor) KPPN yang ada di loket juga memeriksa SPM beserta kelengkapannya serta memeriksa apakah SPM yang diajukan oleh satuan kerja telah terlebih dahulu terdaftar supplier dan kontraknya.

Sejatinya dalam setiap pengajuan SPM satuan kerja harus melampirkan laporan pendaftaran supplier maupun kontrak sehingga petugas validator tidak perlu mendaftarkan ulang supplier dan kontrak yang sudah terdaftar sebelumnya. Setelah melakukan pemeriksaan atas SPM berikut kelengkapannya serta mengkonversi ADK dari aplikasi SPM, maka akan diteruskan kepada petugas FO validator bila dinyatakan benar dan lengkap dan akan dikembalikan kepada petugas satuan kerja bila tidak lengkap dan tidak benar atau bila tidak berhasil dikonversi.

Petugas konversi akan menguji setiap SPM yang masuk baik fomal maupun substantif. Setiap SPM akan didaftarkan data suppliernya dan atau kontraknya apabila satuan kerja tidak melampirkan laporan pendaftaran supplier/kontrak. Proses ini cukup memakan waktu karena proses pendafataran dilakukan secara bertahap sampai dengan persetujuan oleh Kepala Seksi Pencairan Dana untuk setiap supplier/kontrak. Proses pendafataran kontrak tidak bisa dilakukan secara simultan (bersamaan) dengan supplier mengingat data supplier menjadi basis dalam pendaftaran kontrak. Untuk itu diharapkan satuan kerja melampirkan laporan pendaftaran supplier/kontrak untuk mempersingkat proses penerbitan SP2D.

Bila pendafatarn supplier dan atau kontrak berhasil dilakukan, maka petugas FO validator akan mengunggah SPM. Pada tahap ini SPAN akan memvalidasi secara sistem beberapa parameter, dianataranya penggunaan kode BAS (CoA), ketersediaan dan ketepatan data supplier dan kontrak, ketersediaan pagu DIPA maupun pagu kontrak. Dalam proses ini FO validator harus memilih site supplier yang tepat dari beberapa site supplier yang terdaftar (beberapa satker untuk satu rekanan terdaftar dalam site supplier yang berbeda) serta memilih bank penyalur dana (pay group) yang sesuai dengan SPM. Kesulitan dalam tahap ini adalah menentukan  site supplier yang tepat bagi penerima pembayaran sebagai contoh salah satu satuan kerja mendaftarkan rekening pegawai  dalam 3 site supplier berbeda. Hal ini menyebabkan FO validadator harus mencoba satu persatu site supplier yang tepat. Proses mencoba ini harus dimulai dari awal untuk setiap site suppliernya. Kesemua proses ini dilaksanakan pada tabel interface di SPAN. Apabila SPM telah lolos validasi maka SPM akan diunggah ke primary table dalam database SPAN.

SPM yang telah  diunggah akan diperiksa kesesuainnya dan diteruskan oleh MO verifikator untuuk mendapat persetujuan (approval) dari Kepala Seksi Pencairan Dana. Sebelum menerbitkan SP2D, sebagai persetujuan atas penerrbitan SP2D, Kasi PD akan mencetak Surat Persetujuan Pembayaran Tagihan (SPPT). Atas dasar SPPT ini maka staff Seksi Bank akan memilah SPPT dan mengelompokkan sesuai bank penyalur dana dengan menerbitkan PPR sebagai perintah bayar. PPR yang telah dibuat oleh staff bank akan dijadikan acuan bagi Kasi Bank dalam menerbitkan SP2D atas SPM yang diajukan.

Dalam proses yang panjang ini, sudah dirancang pemberitahuan/notifikasi secara otomatis kepada email terdaftar terkait perkembangan proses penerbitan SP2D, Pada tahap validasi, notifikasi akan terkirim apabila ada penolakan oleh sistem. Sedangkan pada tahap approval, notifikasi dirancang apabila supplier, kontrak berhasil didaftarkan atau SPM disetujui terbit menjadi SP2D. Sebagai penjelasan tambahan, penolakan SPM sampai dengan tahap validasi tidak memerlukan adanya penggantian nomor SPM sedangkan penolakan/pembatalan setelah melewati tahap validasi dimana data sudah masuk ke tabel utama (primary table) memerlukan penggantian nomor SPM.

Berikut ini kami tampilkan slide Alur Penerbitan SP2D pada SPAN

 

Tags: ,