Penyerahan sertifikat ISO 9001:2008

Penyerahan sertifikat ISO 9001:2008 oleh Kepala Kanwil DJPB Prov. Maluku Utara

Pemerintahan yang baik (good governance) merupakan penyelenggaraan pengelolaan administrasi publik yang sangat dituntut oleh masyarakat kepada pemerintah. Penerapan sistem penyelenggaraan pemerintahan yang baik memungkinkan terlaksananya pembangunan yang berlangsung secara berdaya guna, berhasil guna, bersih dan bertanggung jawab, serta bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme.

Terciptanya good governance akan diikuti pula dengan clean government yaitu pemerintahan yang bersih dan berwibawa, artinya sistem pemerintahan yang mampu melindungi masyarakat dengan prinsip penegakan hukum yang dipatuhi oleh semua lapisan masyarakat. Dengan kondisi tersebut pada akhirnya akan menjadikan pemerintahan yang kuat (strong government) dalam arti semakin kuatnya penyelenggaraan pemerintahan lainnya.

Direktorat Jenderal Perbendaharaan berusaha menjadi lokomotif bagi terciptanya suatu tata kelola pemerintahan yang bersih, profesional, dinamis, dan mengedepankan fungsi pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan Reformasi Birokrasi Kementerian Keuangan. Salah satu usaha untuk menjamin agar hal tersebut dapat berjalan sesuai dengan target yang telah direncanakan, baik dari kerangka waktu maupun dari sisi kualitas diperlukan Penjaminan Mutu (Quality Assurance).

Dalam rangka meningkatkan kualitas layanan unit-unit pelayanan di lingkungan Ditjen Perbendaharaan dan sebagai bagian dari quality assurance dari Reformasi Birokrasi serta pengakuan atas pelayanan publik terbaik yang memenuhi standar pelayanan, perlu dilakukan penerapan Sistem Manajemen Mutu pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) yang telah melakukan pelayanan publik kepada mitra kerja di wilayah kerjanya melalui penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008.

Proses penjaminan mutu pada KPPN melalui penerapan SMM ISO 9001:2008 merupakan suatu kegiatan mandiri yang dilaksanakan oleh KPPN yang dirancang, dijalankan, dan diperbaiki secara berkesinambungan untuk menghasilkan layanan yang sesuai dengan harapan mitra kerja serta dituntut untuk terus menerus meningkatkan kualitas layanan publik sejalan dengan meningkatnya kebutuhan terhadap pengelolaan administrasi publik yang baik.

Dengan penerapan SMM ISO 9001:2008 diharapkan KPPN Ternate dapat memenuhi standar dalam pelaksanaan quality assurance Reformasi Birokrasi yang akan dinilai keberhasilannya oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi; Memberikan gambaran mengenai celah kesalahan (fraud) yang ada dalam sistem dan proses bisnis yang dilaksanakan oleh KPPN; Mendorong peningkatan kualitas layanan KPPN dalam rangka pengelolaan keuangan negara yang profesional, serta peningkatan efisiensi dan efektivitas pengelolaan keuangan publik; Meningkatkan citra profesionalisme KPPN dan Direktorat Jenderal Perbendaharaan serta memberikan sinyal positif kepada para pemangku kepentingan. Serta Meningkatkan kinerja pelaku kegiatan di unit-unit KPPN, baik pada kegiatan utama maupun pendukung sehingga menciptakan budaya mutu, budaya disiplin, budaya tertib administrasi, dan budaya bekerja secara sistematis.

Proses Pelaksanaan

Tahapan Proses penerapan SMM ISO 9001:2008 di KPPN Ternate diawali dengan rapat persiapan penerapan SMM ISO 9001:2008 di Kanwil Ditjen Perbendaharaan Prov. Maluku Utara pada tanggal 11 Maret 2016.

Dalam rapat tersebut dibahas mengenai SE-6/PB/2016 dan dibuat time frame penerapan SMM ISO 9001:2008 di KPPN Ternate. Selain itu, diusulkan untuk diadakan studi banding ke KPPN yang sudah meraih sertifikat ISO (disepakati KPPN makassar II sebagai tujuan studi banding).

Kunjungan ke KPPN Makassar II dilaksanakan pada tanggal 17-18 Maret 2016 dengan fokus kepada penerapan SMM ISO beserta dokumentasinya.

 

Penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KPPN Ternate dilakukan dalam 3 (tiga) tahap yaitu:

Tahap Pertama

Sesuai time frame yang disepakati, KPPN Ternate kemudian membentuk dan menetapkan Tim penerapan SMM ISO 9001:2008 ke dalam Keputusan Kepala KPPN Ternate  Nomor KEP-007/WPB.30/KP.062/2016 tanggal 11 Maret 2016 dan Tim Audit Mutu Internal (AMI) ke dalam KEP-008/WPB.30/KP.062/2016 tanggal 11 Maret 2016.

Tahap Kedua

Tahap kedua adalah Penyusunan Dokumen.  KPPN Ternate kemudian menyusun draft Pedoman Mutu; Peta Proses Bisnis; Kebijakan Mutu; Sasaran Mutu; Rencana Mutu; Visi-Misi; dan Prosedur Mutu/SOP Internal SMM mengacu pada contoh dokumen pada lampiran SE-6/PB2016 tanggal 22 Januari 2016 yang telah disesuaikan.

Tahap Ketiga

Tahap ketiga merupakan tahap Penerapan ISO 9001:2008 KPPN yang diawali dengan Pelatihan ISO 9001: 2008 terkait pengenalan ISO 9001:2008, awareness dan audit internal dilaksanakan di Jakarta pada tanggal 4 s.d 7 April 2016 yang diikuti oleh Ketua Tim SMM dan AMI serta Pengendali Dokumen dan perwakilan Auditor Internal.

  • Tim Penerapan SMM ISO 9001:2008 KPPN melakukan sosialisasi hasil perancangan dan penyusunan dokumen SMM ISO 9001:2008 kepada seluruh pegawai KPPN;
  • KPPN melaksanakan penerapan SMM ISO 9001:2008 sesuai dengan Pedoman Mutu KPPN dan menjalankan seluruh SOP Internal SMM;
  • Seluruh pegawai KPPN melaksanakan dan menjaga standar mutu pelayanan sesuai dengan Pedoman Mutu KPPN;
  • Seluruh pegawai KPPN wajib melaksanakan dan bertanggungjawab dalam penerapan SMM ISO 9001:2008.

 

Tahap Keempat

Asistensi audit ISO oleh Asyusta C. Iswara - PT Yosenko

Asistensi dan Konsultasi audit ISO 9001:2008 oleh Asyusta – PT Yosenko

Tahapan Keempat adalah tahapan Asistensi dan Konsultasi yang dilaksanakan oleh konsultan dari PT. Yosenko yang dilaksanakan dalam 3 pertemuan :

  • Pertemuan I tanggal 17 s.d 19 Juni 2016 (Kick off – bersamaan dengan penetapan dan penandatangan dukumen (17/6), Training Awareness and Documentation)
  • Pertemuan II tanggal 19 s.d 21 Agustus 2016 (Implementation Support, Internal Audit Training and Simulation)
  • Audit Mutu Internal dilaksanakan pada tanggal 30 Agustus s/d 2 September 2016 dan RTM dilaksanakan pada tanggal 15 September 2016 mendahului pertemuan III tanggal 16 s.d 18 September 2016 (Audit by Consultant, Corrective Action and Preparation for External Audit)

Tahap Kelima

Sesuai dengan timeframe yang ada,  audit sertifikasi oleh Badan Sertifikasi lndependen seharusnya dilaksanakan pada bulan Oktober-November 2016, namun diundur hingga tahun 2017. Beberapa kegiatan yang mendahului audit sertifikasi adalah :

  • Pelatihan ISO 9001: 2008 terkait pengenalan ISO 9001:2008, awareness dan audit internal dilaksanakan kembali di Jakarta pada tanggal 13 s.d 15 Maret 2017 yang diikuti oleh Ketua Tim SMM dan AMI beserta Pengendali Dokumen.
  • Pelaksanaan Audit Mutu Internal ke-2 pada tanggal 16-17 Maret 2017 dan RTM ke-2 pada tanggal 20 maret 2017 sebagai persyaratan dari  Audit Sertifikasi oleh Badan Sertifikasi lndependen.
Audit ISO 9001:2008 by TÜV Rheinland

Audit ISO 9001:2008 oleh Erfi Ilyas dan Andi Lubis – TÜV Rheinland

Pelaksanaan Audit Sertifikasi oleh Badan Sertifikasi Independen dilaksanakan oleh PT. TÜV Rheinland Indonesia dilaksanakan dalam 2 stage :

  • 1st stage audit pada  24 Maret 2017. Dalam Audit Stage 1 diumumkan 19 temuan dengan rating 1 (opprtunities for improvement) dan 7 temuan dengan rating 2 (Probably rated as nonconformity in stage 2) serta tidak ada temuan dengan rating 3 (Not ready for certification – proof of elimination of weakness must be submitted before completion of the stage 1 audit) sehingga Audit stage 2 bisa dilaksanakan.
  • 2nd stage audit pada 10 April 2017 diumumkan 7 temuan positif dan 7 rekomendasi (Observation (Recommendation for improvement))

Sehingga dengan demikian KPPN Ternate dinyatakan berhak mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 dengan nomor sertifikat 01 100 1735122 (DAKKS); 824 100 17024 (SNI).

 

Proses penyerahan sertifikat dilakukan pada tanggal 10 Juli 2017, oleh Kepala Kantor Wilayah Ditjen Perbendaharaan Provinsi Maluku Utara kepada Kepala KPPN Ternate bertempat di aula KPPN Ternate. Acara tersebut dihadiri oleh Walikota Ternate yang diwakili oleh Staf Ahli Walikota Bidang Pemerintahan, Hukum dan Politik, Kepala Perwakilan Ombudsman Provinsi Maluku Utara dan beberapa Kuasa Pengguna Anggaran satuan kerja dalam wilayah pembayaran KPPN Ternate.

ISO KPPN Ternate with QR code

Kesimpulan

Pelaksanaan implementasi SMM hingga meraih sertifikat ISO 9001:2008 dalam kurun waktu hampir setahun menunjukkan konsistensi dan komitmen nyata yang telah ditunjukkan oleh seluruh personil KPPN Ternate.

Penerapan ISO 9001:2008 yang disinkronisasikan dengan SOP dan IKU KPPN (Kemenkeu Four) di satu sisi memudahkan pelaksanaannya. Di sisi lain, kendala yang dihadapi adalah dokumen ISO yang tidak berkesesuaian dengan SOP sehingga perlu perbaikan terus menerus dan berkesinambungan, sesuai dengan yang tertuang dalam kebijakan mutu KPPN Ternate.

 

 

Tags: