Pelayanan prima

Tidak dipungut biaya dan bebas gratifikasi

Demikian kalimat yang anda tuliskan pada lembar agenda/tanda terima SPM. Sejak dicanangkan menjadi KPPN percontohan, KPPN Ternate bahkan seluruh kantor vertikal Kementerian Keuangan menyatakan bebas dari pungutan dan pemberian (gratifikasi). Namun apakah itu berarti para satuan kerja tidak dapat lagi membantu KPPN?

Anda para pengelola keuangan yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan KPPN tentu saja dapat berpartisipasi membantu peningkatan mutu pelayanan teutama dalam hal percepatan pelayanan. Bagaimana caranya? Berikut akan kami uraikan satu persatu.

 

Menambah pengetahuan mengenai pelaksanaan anggaran

Begitu banyak sumber peraturan terkait masalah pelaksanaan anggaran yang menjadi fokus kerja di KPPN. Media seperti yang kami sediakan disini merupakan salah satu contohnya. Berbagai Peraturan   atau aplikasi lengkap dengan penjelasan (presentasi dan pdf) telah kami sediakan.

Forum sebagai sarana tanya jawab pun kami sediakan, bahkan jika anda merasa enggan bergabung dalam forum kami, anda dapat melayangkan pertanyaan di bawah postingan, atau langsung melalui live chat maupun email. Anda masih belum puas dengan pelayanan jarak jauh kami? Datang langsung ke KPPN anda akan dibimbing oleh para penyuluh perbendaharaan profesional (kami memiliki 8 orang penyuluh bersertifikat) melaui Customer Service Officer (CSO) kami atau bimbingan teknis (bimtek) aplikasi, rutin Selasa & Kamis sepanjang tahun.

Tujuannya antara lain:

  1. Menciptakan kesamaan persepsi terhadap aturan dan prosedur yang berlaku.
  2. Menghindari pengembalian SPM dan retur SP2D.

Petugas yang berhubungan dengan KPPN juga sudah seharusnya dibekali dengan pemahaman peraturan agar tidak terjadi miskomunikasi antara pengantar SPM dengan operator, jika terjadi pengembalian SPM untuk diperbaiki.

 

Menerapkan disiplin anggaran

Sudah menjadi tradisi bahwa penumpukan SPM di akhir tahun terus terjadi. Banyak faktor penyebabnya, misalnya pencabutan tanda bintang yang terlambat. Namun seringkali faktor internal juga menjadi pemicu, seperti kurangnya perencanaan. Akibatnya sering kita menemui banyaknya kegiatan yang dilakukan diakhir tahun.

Perilaku disiplin anggaran yang masih kurang dapat pula kita temui pada kasus pemotongan GU, penyetoran TUP, hingga keterlambatan penyampaian gaji. Hal yang sering pula kami temui adalah keterlambatan penyampaian ADK Kontrak, yang sesuai dengan Peraturan paling lambat 5 Hari kerja setelah tanggal kontrak. Terkadang satker menyetor ADK kontrak bersamaan dengan penyampaian SPM. Meski dilampiri dengan surat alasan  keterlambatan, sudah seharusnya kita mampu mendisiplinkan diri, sesegera mungkin menyampaikan ADK kontrak tersebut. Sudah saatnya pengelola anggaran di tingkat manajerial memiliki perencanaan yang mantap untuk menghindari hal tersebut.

 

Merapihkan dokumen SPM

Di KPPN Ternate ada suatu ciri khas tersendiri yaitu himbauan penggunaan jepitan kertas (paper clips) pada dokumen SPM.  SPM yang disampaikan di loket /Front Office akan kami proses menjadi SP2D tentu disertai dengan beberapa cetakan dokumen dari aplikasi. Cetakan tersebut akan digabungkan ke dalam paket SPM. Tidak dianjurkan menggunakan stapler karena selain dapat merusak dokumen SPM dan lampirannya, juga menghambat saat proses scan SPM dan SP2D.  Pemakaian penjepit kertas bertujuan agar dokumen dapat dibongkar pasang dengan mudah.

Penjepit kertas SPM

Contoh Penjepit kertas yang direkomendasikan. Biarkan posisi penjepit kertas seperti itu.

Urutan penyusunan berkas sebagai berikut:

  1. SPM lembar 1
  2. SPTJM jika ada
  3. daftar nominatif jika ada
  4. lampiran lain jika ada

baru dengan urutan yang sama SPM lembar 2 disusun seperti di atas + SSP jika ada. Khusus karwas kontrak dan register realisasi kontrak sebaiknya anda lampirkan, hal ini untuk menghindari SPM yang tidak membebani kontrak. Jadi selain sebagai alat pengawasan internal satker, juga membantu proses SP2D KPPN.

Selain mengurutkan SPM dalam 1 set, mengurutkan SPM lebih dari satu sesuai nomor SPMnya dari nomor urut terkecil hingga terbesar  juga bisa membantu petugas FO untuk memproses lebih cepat.

Barcode SPM sering pula tidak dapat dibaca oleh barcode scanner kami. Hal ini disebabkan printer yang digunakan mencetak SPM menggunakan toner yang kurang bagus kualitasnya. Akibat toner yang kurang bagus tadi menghasilkan barcode yang terlalu rapat, cetakannya terlalu tebal (meluber) atau mungkin terlalu tipis. Bisa dibayangkan jika SPM yang masuk jumlahnya banyak dan barcodenya harus diinput manual, berapa banyak waktu yang terbuang percuma.

 

Melakukan penyederhanaan SPM

Penyederhanaan SPM? Istilah apakah ini? Akan kami ulas lebih lanjut dalam tulisan lain. Intinya adalah menggabungkan beberapa transaksi kedalam 1 SPP/SPM. Dengan berpatokan pada kesamaan Program, Kegiatan, Output dan Jenis Belanja, maka transaksi yang banyak bisa digabung dalam 1 SPM saja.

Dengan demikian SPM yang banyak bisa dihimpun ke dalam 1 SPM, jadi tidak ada lagi GU/PTUP yang jumlahnya banyak tetapi nominalnya kecil-kecil. Keuntungan lainnya pengelola SAKPA tidak terlalu banyak menginput SPM/SP2D. Intinya mendukung prinsip efisien dan efektif.

 

Memastikan ADK ada dan sudah terinjeksi

Menyangkut ADK (arsip data komputer), sudah berapakali pengalaman anda menyampaikan SPM dan bermasalah dengan tidak adanya file ADK dalam flashdisk, atau tidak terinjeksi/salah memasukkan PIN PPSPM? Hampir semua satker pernah mengalaminya, oleh karena itu pastikan ADK tersebut ada dan telah terinjeksi dengan Aplikasi PIN PPSPM dengan benar, sebab ADK adalah suatu “benda” yang tidak kasat mata dan susah untuk dideteksi kebenarannya kecuali lewat aplikasi.

 

Memastikan kebenaran dokumen SPM dan lampirannya

Dengan PMK-190/PMK.05/2012 tentang Pedoman Pembayaran dalam Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara,  penyederhanaan lampiran maupun uraian SPM seharusnya sudah mampu mengurangi tingkat kesalahan SPM. Nyatanya masih saja ada satker yang menggunakan kode akun atau kode lain pada SPM yang tidak sesuai peruntukannya dan masih salah mencantumkan uraian SPM. Di tingkat ini ketelitian Pejabat Penandatangan SPM (PPSPM) sebagai pejabat yang menguji SPP dan memeriksa SPM sangat dibutuhkan.

Retur SP2D oleh bank ke KPPN bisa ditekan dengan melakukan konfirmasi rekening ke bank terkait atas kepemilikan rekening pihak ke-3.  Perlu diketahui sejak pemberlakuan 4 Bank Operasional I (BO I, yaitu Bank Mandiri, BRI, BNI, BTN) di Ternate, tingkat retur memang menurun drastis karena sistem RTGS antar bank yang begitu sensitif (salah nama sedikit saja, maka SP2D diretur) bisa dikurangi penggunaannya.

Beberapa bank menerapkan aturan yang berbeda mengenai masa berlaku suatu rekening pasif. Ada yang mensyaratkan 3 bulan dan ada pula yang 6 bulan. Untuk itu agar dipastikan bahwa rekening penerima yang disodorkan pihak ketiga (terlebih rekening penerima Bantuan sosial) tersebut benar-benar masih aktif.

Nama bank agar dilengkapi dengan Kantor cabang/cabang pembantu daerah mana (misalnya : Bank Mandiri KC Ternate). Rekening yang tercantum di kontrak juga sering tidak sama dengan yang ada di SPM. Di kontrak menggunakan CV nya, di SPM menggunakan nama pemiliknya. Untuk menghindari hal tersebut terjadi, jika memang yang digunakan adalah rekening pribadi pemilik CV hendaknya dalam kontrak disebutkan demikian (misalnya: “Ade Irawan pemilik CV. Agung”) dan sama dengan di SPMnya.

 

Hindari datang ke KPPN disaat jam istirahat dan atau saat pelayanan akan berakhir.

Pada umumnya petugas satker datang ke KPPN disaat istirahat di kantornya. Akibatnya, jumlah pengunjung KPPN justru bertambah pada saat jam-jam istirahat atau pelayanan akan berakhir, padahal konsentrasi dan semangat petugas mulai menurun. Untuk menghindari hal tersebut, petugas satker disarankan datang pada pagi hari. Keuntungan datang di pagi hari adalah SPM satker bisa lebih diteliti dan bila ada pengembalian, satker bisa memperbaiki SPMnya hari itu juga untuk diajukan kembali ke KPPN. Sebaliknya, untuk yang SPMnya berjumlah banyak dan jika tidak mendesak untuk dicairkan maka kami sarankan datang setelah jam istirahat.

 

Datang ke KPPN menggunakan pakaian dinas

Meski tidak diatur secara jelas, namun petugas pengantar SPM yang datang ke KPPN banyak yang menggunakan pakaian casual (kaos, bukan seragam kantor dan menggunakan sendal). Kami menyadari bahwa para satker banyak yang berasal dari luar daerah (luar pulau) hingga tidak sempat mengganti pakaian. Namun tidak berlebihan jika kami menghimbau agar para petugas satker untuk menggunakan pakaian dinas atau berpakaian formil. Lantas bagaimana korelasinya dengan  topik membantu KPPN di atas? Secara psikologis, dengan menggunakan pakaian dinas, anda akan lebih diperhatikan dan tidak dipandang remeh, walaupun sebenarnya hal tersebut sudah berlaku secara umum. “Anda sopan, kami segan”

 

Membantu petugas FO merapihkan agenda SPM

Beberapa petugas pengantar SPM yang pernah kami hadapi sering menawarkan bantuannya misalnya menyobek pinggiran continous form agenda SPM, bahkan ikut melampirkan check list SPM, terutama yang SPMnya berjumlah banyak. Aktifitas fisik ini menunjukkan sinergi yang baik antara satker dengan petugas KPPN.

 

Memberi senyum, salam, dan sapa kepada kami

Loh bukannya kewajiban petugas KPPN untuk memberi senyum, salam, dan sapa? Mengapa bagi satker tidak demikian juga halnya? Dengan kehangatan dan rasa bersahabat seluruh aktifitas kita akan berjalan lancar dan dibarengi rasa senang di hati. Pada prinsipnya keramahan adalah kebutuhan bersama antara pihak yang dilayani maupun yang melayani

 

Demikian sekelumit harapan kami yang digali dari pengalaman sehari-hari dalam berinteraksi dengan para petugas satker.  Harapan kami, kita semua mampu berbenah diri sehingga pekerjaan kita sama-sama berjalan dengan lancar dan selamat.

 

 

 

 

Tags: ,